Laatste update: 22 oktober 2020
Gemaakt door: Marloes
Gewijzigd door:
Artikel delen met klanten: nee
INHOUDSOPGAVE
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PROCESBESCHRIJVING
WERKINSTRUCTIE
Binnen AFAS is het mogelijk om orders op 'niet-definitief' te zetten. Dit betekent simpelweg dat een order nog niet volledig klaar is voor verzending en we nog wachten op bevestiging van de klant. Inmiddels is dit een term die we ook naar klanten hanteren, wat niet zou moeten. Om te zorgen dat we duidelijkheid hebben binnen de organisatie en naar klanten worden per heden (okt. 2020) de volgende basisregels gehanteerd bij het verwerken van orders en in de communicatie naar klanten.
Order
Een order is een order waarbij alle informatie bekend is en doorgezet kan worden naar het magazijn om klaar te maken voor verzending. Zorg bij een order dat het vinkje van reservering uit is en het vinkje bij Leverdatum definitief aan.
Voor een uitgebreide instructie hoe een order op te voeren zie artikel ISO - Verkooporder aanmaken
Het aanmaken van niet-definitieve orders zoals voorheen is niet meer toegestaan. Er is alleen mogelijkheid om een order als niet-definitief in AFAS te voltooien (vinkje Leverdatum definitief uit) als:
1. het een forecast betreft
2. het een reservering betreft (vinkje Reservering staat aan)
Orders zijn altijd gelijk definitief!
Reservering
Een reservering is een order in de toekomst. De klant weet al dat hij de producten nodig heeft (project/ dak is al bekend), maar er is nog een of meerdere onbekende variabelen, zoals de datum, het adres of benodigd montagemateriaal.
Ook maak je een reservering voor klanten die een bestellingen plaatsen verder dan twee weken vooruit én nog geen exacte leverdatum hebben. We reserveren deze order/ artikelen dan twee weken voor de klant. De reservering komt na twee weken automatisch te vervallen als de klant niet actief contact met ons opneemt over de leverdatum. Een reservering mag eenmaal met twee weken verlengd worden, mits de klant niet de volledige voorraad van producten vasthoudt vanaf het moment van verlenging. Dit moet je dus altijd controleren als je de reservering verlengd. Natuurlijk kun je de klant wel een alternatief artikel aanbieden en de reservering verlengen met het alternatieve artikel.
Een order die vooruitbetaald moet worden, is ook een reservering. Pas als de betaling binnen is, maak je van de reservering een order.
Een afhaalorder die vooruitbetaald moet worden, is dus een reservering tot de betaling binnen is en kan ook dan pas aan het magazijn en de klant bevestigd worden (vanaf de bevestiging +1 uur voor afhaal).
Bij een reservering dien je het vinkje aan te vinken bij reservering en in het opmerkingenveld noteer je het volgende:
- Is de order specifiek gerelateerd aan dit merk of dit artikel (merkvast: ja /nee) ?
- Wat is de reden van de reservering (reden: ) ?
- Wanneer verwacht de klant zelf de reservering te kunnen bestellen (responsdatum:)?
Een reservering bevestig je naar de klant op een andere manier dan een reguliere order:
- Selecteer de order in de weergave 1. V.O. per order
- Klik op de button 3. Output
- Er opent een pop-up. Vink 'Afwijkend verstrekken' aan en kies vervolgens bij Berichtsjabloon voor 'Reservering'
Naast de bevestiging van de reservering is er in AFAS op dezelfde wijze als bovengenoemd een herinnering voor de openstaande reservering beschikbaar. Ook is er een standaardantwoord in Freshdesk voor een (herinnering aan een) reservering.
Met de komst van een reservering bestaan 'niet-definitieve' orders ook niet meer. Let er op dat je dit in je communicatie naar de klant gestaag aanpast. Spreek niet meer over niet-definitieve orders, maar over een reservering.
Offerte
Een offerte is een prijs opvraag!
De klant geeft dan nog geen opdracht tot een daadwerkelijke order. Een offerte verwerk je in AFAS als offerte, zowel Libra als de klant kunnen hier geen rechten aan ontlenen: de klant heeft geen akkoord gegeven tot een order en wij, Libra, bieden geen garantie dat deze artikelen bij akkoord nog beschikbaar zijn en tegen dezelfde prijs. Vooral zonnepanelen zijn onderhevig aan prijsveranderingen. Natuurlijk is het wel zo dat hoe sneller de klant een offerte omzet in een order, hoe groter de kans dat de artikelen beschikbaar zijn en tegen de geoffreerde prijzen. In de offertebevestiging die je vanuit AFAS verstuurd staat dat de prijsopgave twee weken geldig is. In de bijlage vind je een voorbeeld van een offerte bevestiging.
Forecast
De forecast geeft een indicatie wat de klant mogelijk nodig heeft in de toekomst. De forecast bevat panelen en/ of omvormers. Er is dus nog geen definitief legplan, adres of datum bekend. Kortom er is nog geen inkooporder ontvangen van de klant, ook een forecast biedt geen garantie tot afname van artikelen. Wel zijn er afspraken gemaakt met de klant om de forecast zo accuraat mogelijk aan te leveren.
We forecasten slechts voor een aantal klanten, hieronder vind je hiervan een overzicht. Klanten mogen alleen aan deze lijst toegevoegd worden op aanvraag bij én met akkoord van de salesmanager of commercieel directeur.
Artikelnummers worden voor de klant gereserveerd en vastgehouden. De forecast die we in AFAS opvoeren bedraagt een percentage van de opgegeven forecast (zie onderstaand overzicht) van de klant (LET OP: dit laatste niet communiceren met deze klanten)
| Zonnepanelen | Omvormers |
| Sungevity (80%) | Er zijn geen bedrijven meer die omvormers mogen forecasten |
| Saman (80%) | |
| Zoncorporatie (80%) | |
| Solarsystemen Drachten (80%) | |
| Pola Duurzaam (80%) | |
| MetdeZon (80%) | |
| E2 Energie (80%) | |
| TentenSolar (80%) |
COMMUNICATIE NAAR DE KLANT
Alles wat nieuw is, is even wennen. Daarom hieronder wat tips hoe deze nieuwe werkwijze wel en niet naar de klant te communiceren.
| Do's | Don'ts |
| Ik reserveer de artikelen alvast voor je. Hou mij even op de hoogte van de situatie. Ik kan de gereserveerde artikelen in ieder geval twee weken voor je vasthouden, vergeet me niet een update te geven in die twee weken. | een niet-definitieve order bestaat niet meer |
| Maar twee weken? Dat klopt, eigenlijk geldt dit altijd al, maar communiceerde we dit minder actief. Daarom belde we je ook altijd als er nog informatie aan je order ontbrak. Vanwege de snelle ontwikkeling kunnen we panelen gewoon niet te lang vasthouden omdat ze verouderen, en met het risico dat je ze niet nodig hebt en wij ze niet meer kunnen verkopen. | we hebben nieuwe regels binnen Libra |
| We kunnen je reservering nog met twee weken verlengen en daarna kunnen we altijd kijken welke alternatieve panelen/ artikelen er beschikbaar zijn voor verlenging | Je moet binnen twee weken alles weten, anders mag ik het er niet in zetten voor je |
| We merken dat orders vaak heel lang doorgeschoven worden, vandaar dat we de termijn van twee weken weer even aan het licht brengen. We houden de artikelen voor je vast, maar dat betekent wel dat we in de tussen tijd nee moeten zeggen tegen andere klanten. | Nee, dat mag niet meer |
| De tweewekelijkse reminder is voor jezelf ook interessant. Het kan zomaar zijn dat er na die twee weken (of 4 wkeen met verlenging) veel interessantere panelen voor je op voorraad zijn. Daar zitten we nu dan samen bovenop | Ik kan er ook niks aan doen, het mag niet meer van Libra |
FAQ
Klant wil de reservering verlengen maar de panelen (of andere artikelen) zijn niet meer op voorraad. Wat vertel ik de klant?
Als de klant persé deze panelen wil, zal hij de reservering nu moeten omzetten in een order. Hij kan de panelen dan in zijn eigen magazijn op voorraad houden. Het is niet mogelijk om panelen (of andere artikelen) langer dan 2 weken te reserveren als er geen voorraad meer beschikbaar is. Je kunt de klant hier uitleggen dat we de belangen van onze andere klanten hier ook in moeten meenemen. Wel kunnen we de reservering natuurlijk verlengen met andere panelen die wel voldoende op voorraad zijn.
Is het mogelijk om via de button e-mail een bevestiging van de reservering naar de klant te sturen?
Nee, dat is niet mogelijk. Onder de button e-mail kan maar 1 sjabloon gezet worden.
Wel kunnen we de orderbevestiging onder deze button dus vervangen voor reservering bevestiging, maar dit lijkt ons niet wenselijk.
Hoe weet ik of ik het goed doe?
Op dit moment is er nog geen rapportage beschikbaar. Als je altijd er voor zorgt dat maar 1 van de 2 vinkjes aanstaan, dan doe jet het goed
