Laatste update: 6 oktober 2021

Gemaakt door: Marloes Plu

Gewijzigd door:                 (laatste wijzigingen zijn blauw gearceerd)

Artikel delen met klanten: nee



INHOUDSOPGAVE



--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PROCESBESCHRIJVING

Iedere dinsdag ontvangen we van Sungevity 2 orderbestanden die ingelezen worden in AFAS. Hiermee kunnen we de meeste orders van Sungevity semi-geautomatiseerd opvoeren.


VERKORTE WERKINSTRUCTIE

Open de laatste versie van de Sungevity orderfile op de OneDrive, maar wel in Excel (niet online)

Open het eerste aangeleverde bestand en maak gereed om in de import_file te plaatsen

Open het tweede aangeleverde bestand en maak gereed om in de import_file te plaatsen

Maak de importfile gereed en sla op als .csv

Aanvullen door lennart voor de vervolgstappen


WERKINSTRUCTIE

Stap 1    Open de benodigde bestanden (3 totaal)

Eerste bestand - importfile

Op de OneDrive staat een basis document welke gebruikt wordt om de nieuwe orderfile gereed te maken. Ga naar de OneDrive > Sales Support > Documenten > General > Sungevity Orderfiles > Sungevity orderfile V (laatste versienummer)

!! Open dit bestand in Excel en niet in Chrome, dit kan op verschillende manieren en is noodzakelijk voor goede verwerking van de orderfile


Direct na het openen in Excel, voordat je ook maar iets er in hebt gedaan, sla je het bestand op als (opslaan als/ kopie opslaan) met de naam: Sungevity orderfile week [weeknummer]. Zet het bestand open/ klaar op het tabblad IMPORT_FILE


Tweede bestand - Sungevity hardware bestelling > PO Libra

Let op: de bestandsnaam van de Sungevity files kan nog wel eens afwijken, laat je hierdoor niet misleiden

Dit bestand komt binnen in Freshdesk. Open de bijlage in Excel


Derde bestand - Sungevity hardware bestelling > Shipping orders

Let op: de bestandsnaam van de Sungevity files kan nog wel eens afwijken, laat je hierdoor niet misleiden

Dit bestand komt binnen in Freshdesk. Open de bijlage in Excel


Het tweede en derde bestand heb je niet te gelijk nodig. Om overzicht te bewaren is het advies om eerst met het tweede bestand onderstaande instructie te volgen en daarna pas het derde bestand te openen en opnieuw de instructie te volgen.


Stap 2    Maak de bestanden gereed voor samenvoegen

De bestanden die aangeleverd worden door Sungevity hebben nog niet het juiste format om geïmporteerd te worden, dit moet je nog zelf gereed maken. Dit betekent dat je kolommen moet toevoegen en kolommen moet verwijderen. Ook verwijder je de kolomkoppen (eerste rij)

In Excel spreken we van kolommen en rijen. Kolommen zijn de verticale gegevens, aangegeven met het alfabet: kolom A, kolom B, etc. Rijen zijn de horizontale gegevens, aangegeven met cijfers: rij 1, rij 2, etc.

Tweede bestand - Sungevity hardware bestelling > Shipping orders

Het maakt niet uit met welke van de 2 bestanden je begint, je kunt dus ook eerst het volgende onderdeel van deze instructie doen en dan pas dit bestand.


Het bestand ziet er als volgt uit (met data):

De kolommen moeten nu gelijk gemaakt worden aan de kolommen zoals in het tabblad IMPORT_FILE van het eerste bestand (Sungevity Orderfile)


Kolom A kun je laten staan: order reference = source

Kolom B kun je laten staan: delivery date = scheduled date

Kolom C kun je laten staan: description = product

Kolom D voeg je toe in shipping orders, deze kolom bestaat niet in dit bestand en is voor de import wel nodig. Het enige wat je doet is kolom D selecteren, rechtermuisknop optie kolom invoegen (je hoeft de kolom geen kolomkop te geven, die verwijderen we later toch weer).

Kolom E kun je laten staan: quantity = demand 

Kolom F verwijder je: hierin staat het magazijn waaruit de order komt, dit is niet nodig voor de import

Kolom F is nu geworden To, deze laat je staan: delivery address = to

Alle kolommen na kolom F verwijder je. Je hebt nu dus maar 6 kolommen met data over (kolom A t/m F)


Verwijder nu de eerste rij met de kolomkoppen. Het bestand bestaat nu alleen nog maar uit orderdata en de orderdata sluit aan bij de kolomkoppen zoals hieronder weergegeven (de import_file van de sungevity orderfile)



Ga nu in cel A1 staan en gebruik de toets combinatie ctrl + a. Nu heb je alle data geselecteerd (kolom A t/m F en alle rijen met data). Gebruik vervolgens de toets combinatie  ctrl + c.

Ga nu naar het eerste bestand: Sungevity orderfile week [weeknummer] en ga in cel A2 staan van de IMPORT-FILE. Kies voor plakken speciaal > data (dit kan bovenin via het menu of via de rechtermuisknop).


Het tweede bestand (Sungevity hardware bestelling > Shipping orders) heb je nu toegevoegd aan de import.


Sluit nu de hardware bestelling, deze heb je niet meer nodig


Derde bestand - Sungevity hardware bestelling > PO Libra

Het bestand ziet er als volgt uit (met data):


Ook hier moeten de kolommen nu gelijk gemaakt worden aan de kolommen zoals in het tabblad IMPORT_FILE van het eerste bestand (Sungevity Orderfile)


Kolom A kun je laten staan: order reference = order reference

Kolom B kun je laten staan: delivery date = delivery date

Kolom C kun je laten staan: description = description

Kolom D voeg je toe in PO Libra, deze kolom bestaat niet in dit bestand en is voor de import wel nodig. Ook hier alleen een kolom toevoegen, verder niets

Kolom E kun je laten staan: quantity = quantity 

Kolom F verwijder je: hierin staat de prijs vermeldt, dit is niet nodig voor de import

Kolom F is nu geworden Delivery Address geworden, deze laat je staan: delivery address = delivery address

Alle kolommen na kolom F verwijder je. Je hebt nu dus maar 6 kolommen met data over (kolom A t/m F)


Verwijder nu de eerste 2 rij met de kolomkoppen. Het bestand bestaat nu alleen nog maar uit orderdata en de orderdata sluit aan bij de kolomkoppen zoals hieronder weergegeven (de import_file van de sungevity orderfile)


Ga wederom in cel A1 staan en gebruik de toets combinatie ctrl + a. Nu heb je alle data geselecteerd (kolom A t/m F en alle rijen met data). Gebruik vervolgens de toets combinatie  ctrl + c.

Ga nu naar het eerste bestand: Sungevity orderfile week [weeknummer] en ga in cel A2 staan van de IMPORT-FILE . Toets de combinatie ctrl + 'pijltje naar beneden', laat de ctrl los en toets nog een keer op pijltje naar beneden. Als het goed is sta je nu in de eerste lege cel van kolom A onder de data die je met het vorige bestand al hebt geplakt. Kies wederom voor plakken speciaal > data.


Het derde bestand (Sungevity hardware bestelling > Libra PO) heb je nu toegevoegd aan de import.


Sluit nu de hardware bestelling, deze heb je niet meer nodig


Stap 3    Maak het import bestand gereed

Hoewel nu alle data wel in het import bestand zit, moeten er nog een aantal controles plaatsvinden. Sla het bestand wel alvast tussentijds op.


Controle 1

Ga met de toets combinatie ctrl + pijltje naar beneden weer even naar het einde van het bestand (laatste data rij). Controleer in Kolom G, H, I & J of de formules wel doorlopen tot de laatste rij, maar ook andersom of de formules niet doorlopen na de laatste rij.

Niet ver genoeg doorlopen:    ga naar de laatste rij waar de formule er nog wel in zit, selecteer alle 4 de kolommen (G,H,I,J) en dubbelklik met het zwarte plusje zoals in de schermafbeelding hieronder weergegeven. de formule wordt nu automatisch tot de laatste rij doorgetrokken

Formule loopt te ver door: verwijder de formule uit de rijen waar geen data in staat.


Controle 2

Sorteer alle data op kolom A, of dit van A>Z of andersom is maakt niet uit, als alle rijen met dezelfde referentie maar bij elkaar staan.


Controle 3

In kolom B - delivery date controleer je of alle leverdata in de toekomst liggen. Daarnaast geef je aan het magazijn door (Rene of Paul) hoeveel orders je hebt voor welke dagen deze week (kan alleen donderdag of vrijdag zijn).


Controle 4

Deel 1:

Kolom D > code, deze kolom is nog leeg, Volg hiervoor de volgende stappen:

- ga naar het tabblad CT_PRODUCT

- ga in cel E2 staan, hierin staat een formule

- kopieer de formule vanuit de formulebalk (dus NIET de cel kopiëren)

- ga terug naar het tabblad IMPORT_FILE

- ga in cel D2 staan

- ga in de formule balk staan en toets = gevolgd door de toets combinatie ctrl + v

- toets enter

- kopieer nu de formule door in de kolom door cel D2 te selecteren en weer dubbel te klikken op het zwarte plusje zoals eerder beschreven.


Deel 2:

Nu moet je nog controleren of voor alle producten die Sungevity heeft aangeleverd onze artikelcode al in het bestand staat.

Open de filter en controleer aan het einde of er #N/B staat, selecteer alleen deze (is deze er niet, dan is deel 2 hier afgerond)


Dit betekent dat van deze artikelen onze artikelcode nog niet in het bestand staat.


Nadat je hebt geselecteerd op alleen #N/B, kopieer je alle data uit kolom C (description) waarbij de code #N/B is in kolom D. Kopieer en plak deze data uit kolom C nu even in een Excel (maak tijdelijk een extra tabblad aan of open even een extra Excel). Selecteer de data in de tijdelijke Excel en kies in het menu voor Gegevens > Dubbele waarden verwijderen



- Selecteer nu de overgebleven gegevens, 

- ctrl + c

- open het tabblad CT_Product van de Sungevity orderfile

- gebruik de toetscombinatie ctrl + pijltje naar beneden om naar de laatste rij te gaan

- plak de data in kolom A nu direct onder de bestaande data (de tabel verandert automatisch mee)

- vul nu kolom B aan met onze artikelcode


Door hier de gegevens aan te vullen, heb je nu automatisch kolom D in de IMPORT_FILE aangevuld


Controle 5

Je doet nu een soortgelijke handeling als bij deel 2 van de vorige controle, maar dan op adresinformatie.

Controleer of er in kolom G een #N/B voorkomt, selecteer alleen deze (is deze er niet, dan is deze controle klaar)


Dit betekent dat van deze adressen nog geen gegevens zijn opgenomen in de IMPORT_FILE of zelfs in AFAS.


Nadat je hebt geselecteerd op alleen #N/B, kopieer je alle data uit kolom F (Adres ID) waarbij de code #N/B is in kolom G. Kopieer en plak deze data uit kolom F nu even in een Excel en verwijder ook hier de dubbele waarden.


- Selecteer nu de overgebleven gegevens, 

- ctrl + c

- open het tabblad CT_NAWT van de Sungevity orderfile

- gebruik de toetscombinatie ctrl + pijltje naar beneden om naar de laatste rij te gaan

- plak de data in kolom A nu direct onder de bestaande data (de tabel verandert automatisch mee)

- vul nu kolom B t/m I aan


In sommige gevallen moet je het adres nog aanmaken in AFAS (aparte instructie nog toe te voegen aan Freshdesk)


Door hier de gegevens aan te vullen, heb je nu automatisch de kolommen in de IMPORT_FILE aan.


Het bestand is nu klaar. Sla het bestand nog 1 keer op in zijn huidige status



Stap 4    Maak het import bestand aan

Nu sla je het bestand op als .csv en hiermee is het importbestand klaar


Stap 5    Vernieuw de laatste versie

We zijn begonnen met de laatste Versie van het bestand Sungevity orderfile V (laatste versienummer).

Heb je nu bij controle 4, deel 2 producten toegevoegd of bij controle 5 adressen toegevoegd dan willen we natuurlijk nog dat deze gegevens ook in het laatste versie bestand komen. Heb je geen aanvullingen gedaan, dan kun je stap 5 overslaan.


  • Open de Excel  Sungevity orderfile week [weeknummer], je hebt hier in de vorige stap een .csv van gemaakt, dus je moet dit echt opnieuw openen.
  • Sla het bestand direct op met de naam Sungevity orderfile V (laatste versienummer) en maak het versie nummer dus 1 nummer hoger dan de laatste die nu bestaat
  • Verwijder de data vanaf rij 2 uit de kolommen A t/m F, zodat je weer een lege orderfile hebt klaarstaan met wel de fomules in de kolommen G t/m J
  • Sla de wijzigingen op en je hebt de aanvullingen van adressen en producten nu in een nieuwe versie zitten