Laatste update: 06-10-2022

Gemaakt door: Barry van Schagen

Gewijzigd door: Barry van Schagen

Artikel delen met klanten: nee


INHOUDSOPGAVE


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

VERKORTE WERKINSTRUCTIE

Binnen Libra werken we met 3CX als centrale telefooncentrale. Onze klanten bellen ons ook via dit systeem. Als we elkaar willen kunnen bereiken en klanten willen kunnen doorverbinden, is het belangrijk dat je iedere dag als je opstart inlogt in 3CX. Dit kan via de 3CX Webclient of op je mobiele telefoon met de 3CX app. 


INSTRUCTIE 3CX WEBCLIENT

De webclient van 3CX is een webpage waar je kunt inloggen met de gegevens die je hebt ontvangen. Het webadres is: https://libra.3cx.nl:5001/webclient

Log in met de gegevens die je hebt ontvangen.


Vervolgens opent zich een scherm waar je al je collega's kunt zien, inclusief hun bereikbaarheid. In het kort komt het er op neer dat alleen de collega's met groene bolletjes beschikbaar zijn voor een gesprek, in 3CX wel te verstaan. 


Groen: collega is beschikbaar

Geel: collega is in gesprek

Oranje: collega is afwezig (bij bellen direct naar voicemail)

Rood: collega wil niet gestoord worden


Deze zelfde kleuren komen terug in de mobiele app van 3CX.


Eigen status instellen

Nadat je bent ingelogd, is het tijd om je status in te stellen, Dit doe je rechtsboven in je scherm. Klik op het dropdown driehoekje naast je status en je krijgt alle opties. 


Wil je naast je status je collega's informeren dan kun je door op het potloodje te klikken nog een extra tekst toevoegen, zoals je in de afbeelding ziet bij de status afwezig. Wil je bijvoorbeeld liever mobiel gebeld worden, dan kun je dat hier noteren en zijn collega's op de hoogte van je wensen en afspraken.


Ga je lunchen en weet je dat je over een half uur terug bent, dan kun je ook gebruik maken van de optie tijdelijke status. Je status verandert dan na de ingestelde tijd automatisch weer terug.



Bellen

Zorg als eerste dat je headset (draadloos) is aangesloten en je geluid werkt. Je kunt iemand bellen door op het telefoontje te klikken bij de naam (collega's).



Veel collega's zijn binnen 3CX ook mobiel bereikbaar. Staat iemand op afwezig, of zelfs met de aangepaste tekst dat ze mobiel bereikbaar zijn, dan kun je altijd kijken of de collega een mobiel nummer heeft.

Klik op de 3 puntjes zoals hier rechts aangegeven, er opent dan een pop-up. De laatste optie is 'mobiel bellen', door hier op te klikken, belt 3CX rechtstreeks naar het mobiele nummer van de collega.





Wil je extern bellen, dan zijn er meerdere opties.

Je kunt in het zoekvenster de naam ingeven van de contactpersoon of van de organisatie, de mogelijke opties verschijnen dan gefilterd onder het zoekscherm. 


Ken je het nummer uit je hoofd of heb je geen zoekresultaat dan kun je op de 9 kleine vierkantjes klikken en krijg je een numeriek toetsenbord om het nummer handmatig te draaien.


3CX is gekoppeld aan AFAS. Telefoonnummers die in AFAS staan, staan ook in 3CX. Is een nummer dus niet correct, geef het door aan customersupport@libra,energy zodat het aangepast kan worden.



Zakelijke mobiele nummer 

Heb je een mobiele telefoon van Libra Energy, dan moet je zelf je mobiele nummer nog toevoegen aan je 3CX inlog.

Dit doe je vanuit de Webclient.


In het startscherm kies je in de linkerkolom de optie Instellingen, standaard opent deze in de subtab Algemeen. In dit scherm voeg je vervolgens je mobiele nummer toe. 

Indien gewenst kun je hier ook een profielfoto toevoegen. 


Dit mobiele nummer is vervolgens zichtbaar voor collega's en zij kunnen zoals hierboven toegelicht dan direct op je mobiele nummer bellen.










INSTRUCTIE 3CX APP

Om de mobiele app te installeren (inloggen), moet je ingelogd zijn in de Webclient.


Ga naar de App Store en download de app '3CX Communication System'.

Nadat je de app opent, krijg je gelijk (1x naar rechts swipen) een button om een QR-code te scannen. Deze QR-code kun je zelf genereren in de webclient. 






In de linkerkolom in de webclient zie je onderaan een link om een QR-code te genereren. Door op de link te klikken komt er een pop-up met een QR-code (als dit er niet staat, ga naar Instellingen en kies de optie QR-code scannen).


De QR-code scan je vervolgens in de app.

Direct na het scannen van de QR-code, ben je ingelogd en kun je telefoontjes ontvangen op je mobiele telefoon.


Sinds maart 2020 werken we steeds meer thuis. Voor iedereen met een zakelijke mobiel is het sindsdien mogelijk (noodzakelijk) om de app op je zakelijke mobiele telefoon te installeren. Zo kan Customer Support & Technical Support je bereiken.









TIJDENS JE TELEFOONGESPREK

Als je in gesprek bent met een collega dan zijn er verschillende opties tijdens het gesprek. Logischerwijs kun je het gesprek beëindigen, maar er kan meer. Omdat het visueel in de app iets anders is dan in de webclient kunnen de afbeeldingen dus afwijken van wat jij ziet.


Doorverbinden

Er zijn 2 opties om door te verbinden, direct of aangekondigd. Binnen Libra verbinden we altijd aangekondigd door, om je collega te informeren wie ze aan de lijn krijgen en waar het gesprek over gaat.


Nadat je de keuze maakt om door te verbinden, krijg je de mogelijkheid om een naam of nummer in te voeren. Nadat je je collega hebt geïnformeerd, kies je weer voor doorverbinden en worden de 2 gesprekspartners aan elkaar gekoppeld en val jij er tussenuit.


Is degene aan wie je wil doorverbinden niet bereikbaar, dan krijg je automatisch de eerste gesprekspartner terug

Wil of kan de tweede gesprekspartner het gesprek niet aannemen, dan klik je in dat gesprek op beëindigen en krijg je wederom de eerste gesprekspartner automatisch terug


Wacht

Als je even iets wilt navragen aan een collega. live of via 3CX dan kun je gebruik maken van de optie wachtstand. Je zet de klant dan in de wacht met de button wacht, de microfoon is dan automatisch uitgeschakeld. Je halt het gesprek weer terug door op Doorgaan te klikken


Opnemen

Je kunt gesprekken ook opnemen (recording), er wordt dan een opname van het gesprek bewaard in 3CX. De toegang tot deze gesprekken is beperkt, je kunt een gesprek opvragen bij de CS Manager of IT beheerder.



DOORKIESNUMMERS AFDELINGEN LIBRA ENERGY

842    Charging

609    General/ Sales

608    After Sales

607    Marketing

606    Finance

605    Inkoop

604    Warehouse

602    HR

601    Office/ Executive assistant


Een volledige lijst van alle telefoonnummers vind je in het artikel Telefoonlijst (intern)