Om diverse redenen kunnen klanten contact met ons opnemen en vragen stellen over de openstaande posten (dit zijn de nog te betalen facturen) die zij hebben. Ook kan het zijn dat je zelf actief de openstaande posten van je eigen klanten in de gaten wilt houden.

Openstaande posten controleren algemeen 

Stap 1: Ga naar het kopje Financieel, open vervolgens het tabblad overzicht en dan de openstaande posten

.

.

.

.

.

.Stap 2: Kies het juiste overzicht

In de openstaande posten kies je vervolgens de weergave Alle openstaande posten. De naam zegt het al, hierin zie je alle openstaande posten. Staat een klant (Debiteur) er niet tussen, dan zijn er geen openstaande posten (meer).

Toelichting op een aantal kolommen:

• Ordernr. = het nummer van de order die bij de desbetreffende factuur hoort
• Boekstukdat. = de datum waarop de factuur is aangemaakt en verstuurd aan de klant
• Vervalt = de datum waarop de factuur vervalt of al is vervallen
• Totaal € = totaal bedrag van de factuur exclusief BTW
• Saldo = totaal bedrag van de openstaande post exclusief BTW (Totaal € - reeds betaalde bedragen)
• Aanmaningen = in deze kolom staat 0,1,2 of 3 

0= nog geen actie

1= herinnering verstuurd

2= aanmaning verstuurd

3= sommatie verstuurd

• Laatste aanmaning = datum waarop de laatste brief is verstuurd vermeld onder Aanmaningen
• Aanmanen (vinkbox) = als de vinkbox uit is, is het aanmaningproces stopgezet. Een notitie bij Opmerkingen is dan verplicht
• Vervaldg = het aantal dagen dat de factuur al is vervallen, bij getallen onder 0 is de post dus nog niet vervallen
• Oud = het aantal dagen sinds Boekstukdat.
• Uit handen (vinkbox) = zodra het vinkje hier aanstaat is de betaling uit handen gegeven. Je mag dan niets meer doen (of communiceren). Verbind de klant voor vragen en antwoorden door naar de financiële afdeling. 

Openstaande posten controleren op klant niveau

In het bovenstaande kan je lezen hoe je alle openstaande posten van alle klanten kan vinden. 
Om snel te zien of een klant openstaande posten kan het ook op een andere manier: 

Via de bovenstaande stappen kan je de gegevens van de klant vinden. Open het tabblad Verkooprelatie, zorg dat je het juiste tabblad hierbij open: Alg. incl. betaaltermijn. Zoek hier de klant op en open de gegevens van de klant door op de klant te klikken. 

Vervolgens kan je klikken op de openstaande posten. Nu zie je het overzicht van de klant met de diverse openstaande facturen. Hierin zie je de facturen die de klant nog niet heeft betaald, belangrijk is om te kijken of de facturen al vervallen zijn.

De meeste klanten hebben een krediet en een betaaltermijn (meestal van 2 weken), dit houdt in dat zij de factuur niet meteen hoeven te betalen maar dat zij daar dus langer de tijd voor krijgen.
Wanneer de vervaltijd is verstreken is de klant dus daadwerkelijk te laat met betalen en kan dit gevolgen hebben voor de nog te leveren orders.