Onderste deel van het artikel kun je ook delen met klanten (onder de stippellijn). Als je het artikel in je e-mail plakt, verwijder dan het deel van dit artikel wat boven de stippellijn staat of kopieer en plak alleen het deel wat onder de stippellijn staat.


Inhoud ISOlight

Stroomdiagraam afhaalorder

Werkinstructie afhaalorders

FAQ


Stroomdiagram afhaalorders

Om te zorgen dat het proces van afhaalorders vloeiend verloopt, is het belangrijk om deze stappen in het proces in deze volgorde te behandelen. Dit voorkomt aan het einde van het proces onduidelijkheden, vragen en in het ergste geval irritatie bij collega's en klant. Volg iedere stap uit onderstaand proces om de samenwerking optimaal te laten verlopen en de klant volgens afspraak te bedienen.



Werkinstructie afhaalorders

Order aanvraag

Een aanvraag voor een afhaalorder kan binnen komen via de webshop, e-mail of telefoon. Als de aanvraag komt via de webshop of e-mail is het van belang dat deze tijdig verwerkt wordt zodat de tijdspanne tussen de verschillende stappen in het proces gevolgd kan worden en het gewenste tijdstip van de klant kan worden gehaald.


Order in AFAS

Zodra alle informatie volledig is, kun je de order in AFAS verwerken. Bij een afhaalorder voeg je altijd onderstaande orderregel toe & in het tabblad levering.

Vul bij de omschrijving het tijdstip in wanneer de order wordt opgehaald. Dit heb je voor andere afhaalorders nodig.

Voordat je de order kunt voltooien, is er een aantal controles die je moet doen:

  1. Is het tijdstip dat de klant de order wil ophalen beschikbaar?
  2. Is de betaling akkoord?
  3. Zijn alle producten op de afhaalorder voorradig?
  4. Heb je het ordernummer doorgegeven aan de klant? 

Deze 4 punten worden in de volgende stappen uitgewerkt en toegelicht.


Tijdstip ok?

In het magazijn kan er niet meer dan 1 order tegelijkertijd opgehaald worden. Klanten hebben een duidelijke voorkeur voor een tijdstip tussen 12.00 en 14.00 uur en dit is ook de pauzetijd in het magazijn. Wil de klant ophalen tussen 12.00 en 14.00 controleer dan eerst of er op dat tijdstip al een afhaalorder staat. Je kunt 1 afhaalorder per kwartier plannen. Controleer dit in de orderregels door een selectie te maken op:

- leverdatum toegezegd -> dag van afhaal

- Art.code -> CCAFH

Kan de klant geen exact tijdstip geven, probeer altijd zo nauwkeurig mogelijk te zijn en de tijdspanne zo klein mogelijk te houden.


Betaling akkoord?

Een afhaalorder kan alleen bevestigd en doorgezet worden naar het magazijn als de betaling akkoord is. Dit geldt uiteraard voor vooruitbetalers. Orders waarvan de betaling nog niet rond is, kunnen nog niet afgehaald worden. In dit geval dient de klant ook geïnformeerd te worden dat er pas afgehaald kan worden minimaal een uur nadat de betaling binnen is.


Alles voorradig?

Net als bij alle andere orders is een voorraadcheck van belang. Weet zeker dat alle producten op voorraad zijn, je bent te laat als de klant al onderweg is. Controleer goed en weet zeer dat het klopt!


Ordernummer verteld?

Geeft de klant zijn bestelling telefonisch door, geef dan direct het ordernummer door. Bij afhalen zal hij het ordernummer moeten vermelden. IS er dus gen toegang meer tot de mail waar hij het ordernummer kan terugvinden, dan zal hij het moeten onthouden of door moeten geven aan degene die komt afhalen. Is het nummer lastig te onthouden? Zorg dan dat in ieder geval de laatste 2 cijfers worden onthouden. De kans is minimaal dat er 2 afhaalorders op een dag zijn met dezelfde 2 laatste cijfers.


Bevestiging klant/ magazijn

  • Er is een standaardantwoord welke je naar de klant kunt (moet) sturen bij een afhaalorder. Vergeet niet om altijd  [email protected] [email protected] in de cc te zetten om hen te informeren over de afhaalorder die er aan komt. Informeer ook je teamleiders die zullen een bericht sturen in het teams kanaal afhalers.
  • Spreek met de klant altijd een tijdstip af (niet: over een uur) en vermeld dit tijdstip in de order en in de bevestiging naar de klant. Zo help je het magazijn om discussie voor hen te voorkomen en is de communicatie naar de klant helder en duidelijk.


------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Het is mogelijk om orders/ bestellingen te komen afhalen bij Libra Energy B.V. Dit kan zelfs vanaf 6 uur 's ochtends tot 21.00 uur 's avonds! Het adres hiervoor is:


Libra Energy B.V.

Eendrachtsstraat 191

1951 AX Velsen-Noord

 

Let op dat je naar de ingang van het magazijn gaat (andere kant dan het kantoor).

 

Bij het opgeven van de order vragen we op welk tijdstip de order wordt opgehaald. Om te zorgen dat alles op tijd klaar staat, is dit minimaal 1 uur vooruit. Aangezien Customer Support tot 17.30 uur geopend is, dient de bestelling wel voor half 6 's avonds geplaatst te zijn om in de avond of voor 9 uur 's ochtends te kunnen afhalen. 

 

Je ontvangt na het plaatsen van de order een bevestiging dat je deze komt afhalen en hoe laat.