Crediteringen

Inhoud ISOlight 

Procesomschrijving 

Werkinstructie credit aanvragen

Werkinstructie credit verwerken en versturen

------------------------------------------------------------------------------------------------

Procesomschrijving 

Werkinstructie credit aanvragen

Benodigdheden

Om een creditering te kunnen aanvragen, heb je toegang tot AFAS en mail nodig.

Wat is een creditering?

Een creditering is een negatieve factuur, oftewel een bedrag dat we aan de klant terug betalen omdat we een fout hebben gemaakt. Een creditering gaat dus alleen om GELD, als er ook producten terugkomen, dan betreft het een retour.

Kortom:

Een creditering betreft alleen een GELDstroom

Een retour betreft een GOEDERENstroom. Bij de aanvraag van een retour wordt de creditering automatisch ook geregeld, dit hoef je niet apart nog te doen.

Redenen voor een creditering:

• Er is een verkeerde (te hoge) prijs berekend 
• Een vooruit gefactureerde order is geannuleerd of gewijzigd, waardoor er een factuur/ credit moet komen die het totaal op het juiste bedrag brengt
• Een levering is te laat geleverd
• Er is verlies of schade aan een product tijdens transport ontstaan (mits het product niet retour komt, als het product wel retour komt is het een retour) 
• Manco’s
• RMA

Bij wie kun je de creditering aanvragen?

Je kunt een creditering aanvragen bij CS via de e-mail ([email protected])

In de volgende gevallen heb je eerst akkoord van je leidinggevende of de manager Customer Support nodig:

• Indien het bedrag van de creditering hoger is dan €500 
• Indien de creditering meer dan 20% van de originele factuur bedraagt, 

LET OP: is het bedrag dus hoger dan de bovengenoemde voorwaarden, beloof de klant dan nog niet dat het gecrediteerd gaat worden, want de creditering kan nog afgewezen worden. 

Hoe vraag je een creditering aan?

Een aanvraag voor een creditering wordt verstuurd naar [email protected].  

In het onderwerp van de e-mail* zet je: Credit [ordernummer] 

Zet de volgende template (staat klaar bij standaardantwoorden) aangevuld met de gegevens in de e-mail:

KLANTGEGEVENS: 

Klantnaam:      naam van de klant volgens AFAS aan wie je wilt crediteren

Factuurnr.:      nummer factuur waarover je wilt crediteren 

Ref. klant:       ref die klant op credit nota wil 

Bedrag fact.:   totale bedrag van de factuur waarover je wilt crediteren -> EX BTW

TE CREDITEREN:

Artikelen:         geef artikelcodes indien dit het niet de gehele factuur betreft

Bedrag:           geef het bedrag weer dat gecrediteerd moet worden -> EX BTW

Reden.:           geef een gegronde en duidelijke reden waarom je dit bedrag wilt crediteren.  

* Voor een RMA in het onderwerp: Credit RMA [RMAnummer] 

LET OP: Het is noodzakelijk om te checken of de orderwaarde gelijk is aan de factuurwaarde, het kan zijn dat er iets aan een pakbon is toegevoegd, waardoor deze waarden afwijken. Indien dit zo is, dit duidelijk aangeven in de mail bij factuurwaarde.

Iedere creditaanvraag wordt gecheckt of er al een retour of een credit is op dat ordernummer. Is dit het geval zul je altijd een vraag terug krijgen als je dit niet hebt aangegeven.

Tot slot: nadat je de aanvraag hebt ingediend, wordt de creditering aangemaakt. Zodra deze is aangemaakt, bevestig dit ook naar de klant en dat hij de creditnota elk moment kan ontvangen.

Werkinstructie credit verwerken en versturen

Deze werkinstructie gaat er vanuit dat je bepaalde basiskennis van AFAS hebt, die niet in deze instructie toegelicht hoeft te worden of m.b.v. printscreens uitgelegd hoeft te worden.

Verkorte werkinstructie:

1. Controleer of er reeds een credit of retour op dit ordernummer bestaat 
2. Controleer de gegevens van de originele order
3. Maak een nieuwe order aan voor de te crediteren producten
4. Geef een reden op bij het tabblad Retour – Credit
5. Neem de desbetreffende orderregels over (- en +)
6. Controleer bij tabblad Totalen of de bedragen kloppen met de aanvraag
7. Maak de pakbon aan en meld gereed
8. Maak de factuur aan (niet verzenden)
9. Verstuur de creditnota
10. Bevestig naar de aanvrager dat de creditnota is verstuurd 

Stap 1      Controleer of er reeds een credit of retour op dit ordernummer bestaat

Ga naar ordermanagement -  Verkooporder en voer bij de kolom ‘webshop ref.’ het ordernummer in. Is er geen resultaat, dan is er geen credit of retour. Krijg je wel resultaat controleer dan of de aanvraag die gedaan wordt aansluit bij de retour of credit die reeds in AFAS staat. Is het niet duidelijk, stuur de aanvraag dan terug of naar CS Logistiek om het verder uit te zoeken.

Stap 2        Controleer de gegevens van de originele order

Vul vervolgens het ordernummer in bij de kolom ‘Ordernr.’ en controleer:

• Of de totale waarde (ex BTW) van de order correspondeert met de aanvraag
• Of de klantnaam juist en volledig is (zorg ervoor dat de credit altijd op exact dezelfde klantnaam is)
• Wie de originele order heeft aangemaakt (onthoud dit)

Stap 3        Maak een nieuwe order aan voor de te crediteren producten

In te vullen velden:

Verkooprelatie:           vul de klant in, let goed op dat je de juiste klant hebt, sommige klanten hebben meerdere bedrijfsnamen die op elkaar lijken

Datumvelden               vandaag (‘Gewenste leverdatum’ & ‘Datum levering (toegezegd)’)

Webshop referentie:   Credit jjjjmmdd: ordernr [ordernr]/ factuurnr [factuurnr]

Klantreferentie:              de aangegeven referentie in de aanvraag

Magazijn:                    Crediteringen

Verkooporder (memo):  Begin met de initiale van de aanvrager, gevolgd door de telefooncode van degene die de originele order heeft aangemaakt, gevolgd door de opgegeven reden

Stap 4        Geef een reden op bij het tabblad Retour – Credit

Vink het boxje aan bij akkoord en kies vervolgens een van de redenen die staan omschreven bij Creditering. Ga terug naar het tabblad Algemeen

Stap 5        Neem de desbetreffende orderregels over (- en +)

Klik op de button ‘1. Overnemen orderregel’. Vul bij Nummer het ordernummer in en ga verder. Zorg dat de orderregels die je wilt crediteren staan aangevinkt en de rest uit ne ga naar het volgende scherm. Zet de factor op -1 en kies voltooien.

De orderregels heb je nu in zijn geheel gecrediteerd, de prijzen zijn namelijk gelijk aan de originele regel, alleen in de min. Echter, betreft het de gecrediteerde orderregel ook een product (levering is bijvoorbeeld geen product), dan ga je het product nu ook terugplaatsen in het magazijn. Herhaal stap 5 daarom maar nu met factor 1 zodat de voorraad van producten gelijk blijft (- er komt ene product bij in het magazijn, + er gaat een product af in het magazijn).

Krijgt klant de orderregel volledig gecrediteerd? Zet dan nu de prijs p/e op   €0

Krijgt de klant de orderregel voor een andere prijs? Vul dan nu de juiste prijs in

Zie bijlage voor verschillende voorbeelden

Stap 6        Controleer bij tabblad Totalen of de bedragen kloppen met de aanvraag

Voordat je het te crediteren bedrag kunt controleren, moet je nog even uit de regel die je hebt aangepast (anders klopt het bedrag nog niet).

Ga onder de orderregels naar het tabblad Totalen en controleer of het brutobedrag correspondeert met het bedrag in de aanvraag (if not -> aanvraag terug naar aanvrager ter controle)

Stap 7        Maak de pakbon aan en meld gereed

Klik onderaan op de button ‘Aanmaken pakbon’ (ja, dat wil je). De pakbon opent zich. Ga naar het tabblad ‘Gereed Melden’ en vink ‘Gereedgemeld’ aan. Voltooi!

Stap 8        Maak de factuur aan (niet verzenden)

Ga via ordermanagement naar pakbon, weergave Gereed voor fact.

Maak snel een selectie van de credit(s), door bij de kolom ‘Opdrachtnr./referentie’ Credit jjjjmmdd in te vullen, dan krijg je alle credits waarvan je nog een factuur moet aanmaken.

Selecteer de regels en klik de button ‘6. Aanmaken factuur’ (ja, dat wil je), voltooi de factuur, maar NIET e-mailen.

Stap 9        Verstuur de creditnota

Deze stap kun je helemaal aan het einde voor al je creditnota’s in 1x doen. Zorg wel dat je dit doet, voordat Finance de facturen gaat versturen, want dan gaan ze eruit als factuur ipv creditnota.

Ga via ordermanagement naar Factuur en kies de weergave ‘Verkoopfacturen’. Door in de kolom ‘Opdr.nr/ref.’ wederom Credit jjjjmmdd in te vullen, krijg je een overzicht van alle credits die je nog met versturen.

Vink alle credits aan en klik de button ‘3. Output’. Kies nu bij de optie ‘Berichtsjabloon:’ voor ‘Creditnota’. Klik volgende en voltooien en de creditnota is verstuurd

Stap 10       Bevestig naar de aanvrager dat de creditnota is verstuurd

Beantwoord de aanvraag dat de creditnota is verstuurd

Uitzonderingen/ what if

De button ‘Pakbon aanmaken’ is grijs