last update: 04-09-2020

Inhoud ISOlight

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Procesomschrijving

Per november 2019 worden debiteuren bij het verstrijken van de betalingstermijn (semi-) automatisch herinnerd aan de vervallen openstaande posten. Hieronder een schematisch overzicht van de inrichting van het proces.

* na betaling van de klant stopt het proces automatisch

1. Klant ontvangt factuur

De factuur wordt aan de klant verstuurd nadat de pakbon gereed is gemeld.

Op de factuur staat de betalingstermijn vermeld. Libra hanteert standaard een betalingstermijn van 14 dagen, met de klant kan een andere betalingstermijn overeengekomen zijn.

2. Klant betaalt

Indien de klant betaalt – op welk moment in het proces dan ook – stopt het proces onmiddellijk

3. Vervaldatum van de factuur

Afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt met de klant vervalt de factuur na 14/ 30 of 60 dagen. Deze vervaldatum/ betalingstermijn staat vermeld op de factuur. Klant is hiervan op de hoogte.

4. Klant ontvangt betalingsherinnering 7dg na vervaldatum factuur

De betalingsherinnering wordt aan de klant verstuurd 7 dg nadat de factuur is vervallen.

Op de betalingsherinnering wordt aangegeven dat de klant binnen 7 dagen het openstaande (vervallen) bedrag dient te voldoen.

5. Klant ontvangt aanmaning 21 dg na vervaldatum factuur

De aanmaning wordt aan de klant verstuurd 14 dg nadat de herinnering is verstuurd.

Op de aanmaning wordt aangegeven dat de klant binnen 5 werkdagen het openstaande (vervallen) bedrag dient te voldoen. De aanmaning is minder vriendelijk van toon dan de betalingsherinnering.

6. Signaal naar Accountmanager

Vanuit AFAS wordt in de nacht na de aanmaning automatische een signaal gestuurd naar de verantwoordelijke (accountmanager) van de klant die een aanmaning heeft ontvangen. Voor klanten die Customer Support als verantwoordelijke/ accountmanager hebben, werken we nog aan een oplossing.

Klanten worden gebeld door verantwoordelijke accountmanager. De insteek van het gesprek is informatief (is er een vraag over de factuur?, is de factuur/ herinnering/ aanmaning ontvangen?, is het naar het juiste adres gestuurd?. etc.)

Er wordt notitie gemaakt in AFAS van het gesprek (zie AFAS – begripsomschrijving & verwerking), zodat bij een evt sommatie al duidelijk is dat alles is ontvangen en correct door Libra is verstuurd. Ook noteer je als je contactpogingen hebt gedaan, zonder succes.

7. Klant ontvangt sommatie 35 dg na vervaldatum factuur

De sommatie wordt aan de klant verstuurd 14 dg nadat de aanmaning is verstuurd.

Op de sommatie wordt aangegeven dat de klant binnen 8 dagen het verschuldigde bedrag dient te voldoen. Tot slot wordt aangegeven dat na die 8 dagen de betaling uit handen wordt gegeven

Let wel: klant is inmiddels minimaal 35 dagen over zijn betalingsverplichting heen

8. (Signaal naar) Customer Support

Nadat de sommatie is verstuurd, wordt de klant door CS gebeld. In dit gesprek worden afspraken gemaakt over de betaling. Deze afspraken worden schriftelijk bevestigd. Komt er geen contact met de klant tot stand, wordt ook dit schriftelijk bevestigd.

Er wordt een notitie gemaakt in AFAS van het gesprek (zie AFAS – begripsomschrijving & verwerking)

AFAS – begripsomschrijving & verwerking

Begripsomschrijving

Aanmanen

AFAS maakt alleen gebruik van de term ‘aanmanen’. Het onderscheidt wat wij maken tussen betalingsherinnering, aanmaning en sommatie wordt dus niet als dusdanig omschreven in AFAS. Het verschil wordt in AFAS als volgt gemaakt onder de kop ‘Aanmaningen’:

0 Vervaldatum is nog niet verstreken (behalve de factuur, is er niets verstuurd ter herinnering)

1 Betalingsherinnering is verstuurd

2 Aanmaning is verstuurd

3 Sommatie is verstuurd

In de kolom ‘Laatste aanmaning’ kun je de datum zien wanneer het voor het laatst iets is verstuurd.

Verwerking

Contactmomenten & afspraken

Heb je contact gehad met de klant (pro-actief of reactief), dan maak je hiervan een notitie in AFAS. Dit is belangrijk! Je kunt in één oogopslag alle openstaande posten inzien. Dit kan via de Verkooprelatie of via Financieel

Ordermanagement -> verkooprelatie -> selecteer klant -> Openstaande posten

Financieel -> Overzicht > Openstaande posten.

Kies de factuur/ openstaande post waar het omgaat en dubbelklik om de factuur ‘in te gaan’. Er opent zich een pop-up. Heb je enkel een notitie, dan kun je deze verwerken onder de tab Opmerking. Begin altijd met de datum (dd/mm) gevolgd door je initialen (vb. 06/05 MK:) en laat de notitie achter. Staat er al een notitie, zet de nieuwe notitie er van boven.

Is er een dispuut over de factuur (is de klant om welke reden dan ook het niet eens met de factuur), dan kun je ook het aanmaanproces stopzetten. Belangrijk is wel om in de notitie dan een deadline te benoemen en de actie om het dispuut op te lossen uit te zetten.

Het aanmaanproces kun je stopzetten door onder de tab Algemeen het vinkje bij Aanmanen uit te vinken.

Je kunt dit natuurlijk ook preventief doen als de klant aangeeft dat zijn order niet klopt of er een manco, retour o.i.d. is.

Ben je onderweg als accountmanager en niet in de gelegenheid het te verwerken in AFAS, bel dan CustomerSupport zodat zij het kunnen verwerken. Zij verwerken de notitie onder de initialen van degene die het gesprek gevoerd heeft.

FAQ (under construction)

Vragen die beantwoord worden:

Ik wil de aanmaning en betalingsherinnering op een ander e-mailadres ontvangen. Kan dat?
Ik heb al betaald, maar ontvang nu toch een betalingsherinnering/ aanmaning?
Ik wacht nog op antwoord voor die factuur (bijv omdat er iets niet klopt), waarom ontvang ik een herinnering?
Om welke factuur gaat dit. Kun je mij een kopie sturen?
De referentie staat niet vermeld op de factuur, zonder kan ik deze niet boeken?

Ik wil de aanmaning en betalingsherinnering op een ander e-mailadres ontvangen. Kan dat?

Dat kan geregeld worden. Er zijn twee opties:

Het contact waar de aanmaning naartoe moet bestaat nog niet in AFAS
Het contact waar de aanmaning naartoe moet bestaat al in AFAS.

Dit kun je controleren in AFAS door in de Verkooprelatie te gaan en naar het tabblad Contacten -> kies het filter ‘Contact bij Organisatie’.

Optie 1: volg de ISOlight ‘Contact aanmaken’, ga vervolgens verder met optie 2.

Optie 2: Ga naar het tabblad ‘Digitaal’ in de verkooprelatie. Klik op de button ‘1. Onderhouden’

Je komt nu in een nieuw scherm. Klik op de button ‘Nieuw’.

Er wordt een nieuwe rij aangemaakt, vul iedere kolom in. Dit kun je doen door op het :

Icoontje te klikken:

Type rapport : 04

Oms. Type rapport : Aanmaning (gaat automatisch als je bij type 04 invult)

Verstrekkingswijze : E

Oms. verstrekkingswijze E-mail PDF (gaat automatisch bij verstrekkingswijze)

Contact : Vul het contact in voor 'aanmanen'

Bevestig de klant het e-mailadres waar vanaf heden de aanmaningen naartoe gestuurd worden.

LET OP: de aanmaning wordt standaard gestuurd naar het adres wat genoemd staat bij order als aanmaning niet specifiek is aangemaakt. Het gaat dus niet standaard naar het factuur adres!

Ik heb al betaald, maar ontvang nu toch een betalingsherinnering/ aanmaning?

Het kan gebeuren dat de betaling en de herinnering/ aanmaning elkaar kruizen. Je kunt dit controleren in AFAS en als daar nog geen betaling in staat, kun je het navragen bij Finance (Gea).

Ik wacht nog op antwoord voor die factuur (bijv omdat er iets niet klopt), waarom ontvang ik een herinnering?

Allereerst bied je de klant excuses aan. Natuurlijk als er nog vragen zijn over een factuur, hoeft de klant deze nog niet te betalen. Mocht dit gebeuren heb je 2 taken:

Zorgen dat de herinnering uitgezet wordt
Zorgen dat de klant z.s.m. zijn antwoord heeft, zodat het aanmaanproces weer aangezet kan worden (of de factuur aangepast kan worden)

Optie 1. Zorgen dat de betalingsherinnering/ aanmaning uitgezet wordt.

Ga in AFAS naar Financieel / Overzicht / Openstaande posten

Typ de naam van de organisatie in de kolom Naam en open de relatie door er dubbel op te klikken. Je komt in onderstaand overzicht. Zet het vinkje bij ‘Aanmanen uit’

Ga vervolgens naar het tabblad. Noteer hier: [Datum] [Initialen]: Aanmaning uit: [Vraag klant] Deadline: [datum]. Zie onderstaande printscreen als voorbeeld.

Vergeet niet om de klant te informeren over de oplossing en deze schriftelijk te bevestigen.

Om welke factuur gaat dit. Kun je mij een kopie sturen?

Dat kan zeker! Er zijn 2 opties: de factuur versturen uit AFAS of als reply op de mail.

Ga naar de desbetreffende factuur/ openstaande post. Dit kan via:

Ordermanagement -> verkooprelatie -> selecteer klant -> Openstaande posten

Financieel -> Overzicht > Openstaande posten

Ordermanagement -> Facturen -> Factuurnummer

Selecteer de desbetreffende factuur in de weergave (rij wordt geel) en kies de optie Open factuur / Open bijlage / Afdrukken (afhankelijk van de hierboven gekozen weergave)

De factuur opent zich nu als pdf. Kies bovenin voor de optie 'Exporteer pdf' als je de factuur als bijlage wilt verzenden via Freshdesk, of kies de optie 'verstuur e-mail' als je de factuur wilt versturen vanuit AFAS.

De referentie staat niet vermeld op de factuur, zonder kan ik deze niet boeken?

Dat kunnen we regelen! Vraag welke referentie de klant op de factuur wil. Ga naar de factuur via ordermanagement -> factuur en selecteer de juiste factuur.

Open de factuur en vul de referentie in bij klantreferentie (net als bij een order) en klik op Voltooien. Je krijgt vanzelf de vraag of je de factuur opnieuw wilt versturen, kies ja

Indien het een credit betreft, kies Nee en geef het factuurnummer door aan de collega’s die crediteringen doen, zij kunnen de creditnota dan opnieuw versturen.

Mijn vraag staat er niet bij

Dat kan altijd gebeuren! Stel je vraag door een ticket aan te maken op de groep creditverzoeken

Voorbeeld Betalingsherinnering

Volgt

Voorbeeld Aanmaning

Volgt

libra energy