INHOUDSOPGAVE
Wat is Microsoft 365?
Microsoft 365 is een eigenlijk gewoon een nieuwe versie van Microsoft (zoals 2003, 2007, XP, etc) alleen nu Online. Met het thuiswerken zijn we er langzamerhand al meer gebruik van gaan maken, door bijvoorbeeld het gebruik van Teams, ook dit is een programma uit Microsoft 365.
Een supermooi voordeel van Microsoft 365 is dat je office op meerdere apparaten kunt installeren. Je kunt dus met je zakelijke e-mail inloggen en zo ook de programma's van Microsoft zoals Excel, Word en Powerpoint downloaden op je eigen apparaat. Zelfs op een Mac!
Omdat deze versie van Microsoft online is worden updates ook automatisch uitgevoerd, waar je vroeger bij updates naar een nieuwe versie moest. Deze krijg je nu direct!
Met Microsoft 365 is het pakket aan verschillende programma's/ applicaties ook uitgebreid. Voorheen bestond het pakket van Microsoft uit Word, Excel en Powerpoint, waar je nu ook applicaties hebt als Teams, Planner & To Do. Van Teams maken we inmiddels veelvuldig gebruik.
Voordelen van Microsoft 365
- je hebt altijd de nieuwste functies
- er zijn geen versie-verschillen meer in de bestanden die je deelt met anderen
- we werken in de Cloud
- er zijn veel nieuwe toepassingen
- je kunt te gelijk in bestanden werken en ziet waar de ander zich op dat moment bevindt
- je hoeft niet meer in te loggen via de Citrix Server
- je kunt overal ter wereld werken en altijd toegang hebben tot alle applicaties en bestanden
Moet ik altijd online werken?
Nee, het moet niet, het kan. We zijn nog bezig om te zorgen dat je de OneDrive (bestanden) kunt synchroniseren met je computer, waardoor je ook offline kunt werken. Let wel, dat je bepaalde voordelen dan niet meer hebt.
De OneDrive/ SharePoint
OneDrive is eigenlijk hetzelfde als jouw lokale C-schijf op je computer/ laptop, alleen dan digitaal.
SharePoint is ongeveer hetzelfde als de lokale L-schijf van Libra, alleen dan digitaal. Ook is het in SharePoint mogelijk om maar een beperkt aantal mensen toegang te geven.
Naar de OneDrive
We gaan naar de OneDrive via internet. Open Chrome en ga naar de website www.onedrive.com. Klik op de button aanmelden om verder te gaan.
Log in met je Libra e-mailadres en wachtwoord waarmee je normaal je PC of laptop opstart. Na het aanmelden ben je in je OneDrive. Dit ziet er (ongeveer) als volgt uit.
Links bovenaan zie een vierkant blokje met 9 stippen, hieronder vind je andere applicaties die je kunt openen.
Als eerste zie je je eigen naam, de eerste mappen die hieronder staan zijn jouw persoonlijke mappen. Collega's kunnen hier niet in, tenzij jij ze toegang verleend. Onder Mijn bestanden staan dus jouw persoonlijke/ privé mappen en documenten. Onder de kop Gedeeld staan alle bestanden die collega's met jou hebben gedeeld.
Daaronder volgt een nieuw deel, namelijk de Gedeelde bibliotheken. Dit zijn bibliotheken (mappen) die met jou zijn gedeeld omdat je bijvoorbeeld tot die groep behoort. Deze gedeelde bibliotheken vind je ook weer terug in Teams. Maak jij een Teams-Team aan of word je toegevoegd aan een Teams-Team, dan komt hier de gedeelde bibliotheek te staan. De bestanden uit de gedeelde bibliotheek zijn ook vanuit het Teams-team te openen. Let op: de synchronisatie loopt nog niet altijd vlekkeloos, alle bestanden zijn vanuit de OneDrive altijd te openen.
Bestanden opslaan
Het opslaan van bestanden op de OneDrive is heel eenvoudig. Je kunt er voor kiezen om bestanden te uploaden met behulp van de hiervoor bestemde button, maar je kunt bestanden ook gewoon slepen (drag & drop).
Wil je bijvoorbeeld een nieuw bestand opslaan dat je zojuist hebt aangemaakt, dan kun je in dat bestand kiezen voor Opslaan als. Je krijgt dan het scherm zoals hiernaast weergegeven (voorbeeld is Excel). Door te kiezen voor de OneDrive kun je het bestand opslaan op je eigen persoonlijke drive en kies je voor Sites - Libra Energy dan kun je het opslaan in de gewenste gedeelde bibliotheek, oftewel SharePoint.
Bestanden delen
Een ander groot voordeel van Microsoft 365 en de OneDrive is dat je bestanden snel kunt delen, zonder de bestanden heen en weer te sturen. Je kunt direct vanuit de OneDrive een bestand delen. Je kunt dit op 3 verschillende manieren doen. In alle gevallen ga je naar het desbetreffende bestand. Als je er over heen gaat met je muis, wordt de achtergrond grijs en verschijnen er 2 icoontjes achter de bestandsnaam. Klik op de 3 puntjes voor onderstaand weergegeven drop down menu 
Delen
Met delen kun je direct het bestand delen met de gewenste personen. Je kunt er voor kiezen of de personen met wie je het deelt het bestand mogen bewerken of niet.
Koppeling kopiëren
Door gebruik te maken van deze optie, opent er een pop-up met een link. De link kun je vervolgens in een e-mail of teams bericht plakken en dan hebben de ontvangers toegang. Ook hier kun je aangeven of de personen het bestand mogen bewerken of niet.
Downloaden
Je kunt het bestand downloaden en ouderwets als bijlage in de mail meesturen. Nadelen hiervan zijn dat er meer dan één versie kan ontstaan, iedereen in zijn eigen bijlage bewerkingen gaat doen en er geen bestand meer is met alle wijzigingen, iedereen dit opslaat in zijn mail en ergens op een eigen plekje (belasting van de server).
Zoeken
In tegenstelling tot de lokale schijf heeft de OneDrive een bijzonder goede zoekfunctie. Voor het zoeken van Flashdata of Datasheets is dit ideaal!
Bovenaan in het midden van de pagina zit een zoekvenster. je kunt hier iedere willekeurige zoekopdracht ingeven.
En kijk eens wat voor resultaat dit oplevert als je een serienummer invoert op zoek naar de flashdata. Direct heb je het juiste bestand erbij!
Applicaties
Als je op de 9 stippen klikt links bovenin het scherm, dan krijg je een drop down. In deze drop down staan alle applicaties van Microsoft waaronder de bekende applicaties als Outlook, Excel en Word. De laatste 2 kun je natuurlijk ook openen door het bestand te openen (net zoals vanaf een offline mappen structuur).
Outlook
Het is ook mogelijk om je Outlook online te openen, hiervoor hoef je dan niet de applicatie op je PC te hebben staan. In de drop down klik je simpelweg op Outlook en je gaat naar Outlook. Wil je je OneDrive ook 'open houden' en Outlook openen in een nieuw tabblad, klik dan op Outlook met de rechtermuisknop en kies Openen in nieuw tabblad.
In Outlook kun je ook andere Postvakken openen, zoals de algemene Postvak van je afdeling. Klik hiervoor op je initialen rechts bovenin het scherm en kies de optie Ander postvak openen.
Er opent zich een pop-up waarin je de naam van de Postvak die je wilt openen kunt ingeven. Vanzelf komen de beschikbare opties tevoorschijn.
OneNote
Ook kun je je OneNote vanuit hier openen. De synchronisatie van de offline OneNote die je al hebt met de Online OneNote die je hier kunt openen, verloopt nog niet vlekkeloos. Zodra dit beter werkt, zal hier ook toelichting volgen hoe dit te synchroniseren.
Planner
Planner is een nieuwe applicatie van Microsoft. Planner is een applicatie om met meerdere mensen acties bij te houden en planborden te maken voor bijvoorbeeld lange termijn projecten (vergelijkbaar met Trello). Het voordeel van Planner is dat de actiepunten die aan jou worden toegewezen ook terugkomen in je To Do
To Do
To Do is een nieuwe variant van de voormalige Takenlijst die je in Outlook had. In To Do kun je verschillende actielijsten maken, en ook actielijsten delen.
En anderen
Binnen Microsoft 365 zijn er ontelbaar veel apps die je kunt gebruiken, voor ieder wat wils.